“Non si è trattato di introdurre un nuovo strumento, ma di creare una vera e propria nuova metodologia di lavoro”. Così Fabrizio Gorrara, responsabile del coordinamento funzioni traffico di Gi.Ma. Trans, operatore logistico con sede a Pozzo d’Adda (Milano), commenta il Transportation management system (Tms) introdotto nel 2019, il quale ha lo scopo di snellire le azioni di routine e di supportare gli operativi dell’ufficio traffico. Come immaginabile, il passaggio al Tms ha comportato un profondo cambiamento di procedure e processi aziendali.
Perché adottare un gestionale
I vantaggi di avvalersi di un gestionale sono presto detti: funzionalità e moduli personalizzabili permettono di gestire efficacemente i trasporti, fornendo supporto alla pianificazione, alla gestione e, anche, alle fasi di controllo. Un sistema ben congegnato consente inoltre di organizzare gli ordini dei clienti attraverso lo strumento del planning il quale, in ultima analisi, dà la possibilità all’ufficio traffico di produrre la documentazione necessaria in tempi ridotti. Infine gli strumenti di analisi misurano costantemente la redditività dei trasporti.
Il gestionale in questione è Trasporto 4 di Sima (Arco, Trento): “Il modulo Trasporto 4 è stato attentamente configurato secondo le necessità dell’azienda – racconta Massimo Frison, area manager di Sima – Si tratta di un processo di stretta collaborazione. Grazie a realtà come il Gruppo Gi.Ma. Trans, che comprendono il valore dell’innovazione ma che soprattutto conoscono le dinamiche del settore e le sue peculiarità, è possibile far evolvere le nostre soluzioni software per il trasporto e la logistica”.
“Ogni componente di ogni reparto dell’azienda ha beneficiato della formazione sul nuovo gestionale – spiega Gorrara – Grazie ai moduli già previsti e allo sviluppo di alcune funzionalità ad hoc, ora ogni ufficio può beneficiare di dati e informazioni raccolte in modo automatico dal sistema, a vantaggio del proprio lavoro quotidiano e del risultato complessivo”.
Scambio documenti no problem
La collaborazione di cui sopra ha inoltre permesso la gestione del progetto Edi (Electronic data interchange), un sistema che consente l'interscambio di dati tra i sistemi informativi di Gi.Ma. Trans e dei suoi clienti attraverso un canale dedicato e in un formato definito. Edi è infatti capace di normalizzare i documenti elettronici affinché possano essere scambiati in modo automatico grazie all’impiego di un linguaggio comune.
I vantaggi del sistema sono intrinseci: si possono importare automaticamente gli ordini di terza parte, si possono inviare liste di carico ai propri corrispondenti e ricevere i relativi esiti di consegna, si possono gestire meglio le informazioni: l’automatizzazione dei processi di invio e ricezione dati garantisce inoltre il miglioramento del trattamento dei dati, snellendo le procedure interne e riducendo al minimo le ore dedicate all’attività di data entry da parte delle risorse aziendali.
“Abbiamo deciso di investire in questa direzione per rispondere alle richieste del mercato, sia per quanto riguarda la Gdo, sia l’industria alimentare – precisa Stefano Quarti, Ad di Gi.Ma. Trans – Un sistema di interfaccia condiviso fra la nostra azienda e i nostri clienti può ottimizzare tempi e risorse: una soluzione che sposa anche la nostra green vision e l’attenzione all’ambiente, grazie all’eliminazione completa dei documenti cartacei”.
Il cloud a supporto della sostenibilità
In un’ottica di sostenibilità, ma anche di sicurezza, si colloca invece la scelta di utilizzare la raccolta di servizi cloud integrati proposti da Sima, con tecnologia Microsoft, grazie alla quale l’operatore logistico in questione è stato in grado di garantire perfetta operatività e continuità nel servizio pur attuando politiche di smart working per alcune risorse di sede. Mantenere i propri server in sede implica infatti di essere costantemente sottoposti a rischi di rotture o di sicurezza, con conseguenti disagi dovuti al rallentamento del lavoro o peggio, alla perdita dei dati: scopo del servizio cloud è quindi quello di garantire che l'infrastruttura di Gi.Ma.Trans sia resiliente agli attacchi, salvaguardi l'accesso degli utenti e protegga i dati dei clienti tramite comunicazioni crittografate e procedure di prevenzione e gestione delle minacce, inclusi regolari test di penetrazione. Ma senza mettere in discussione il ruolo strategico delle persone.
“Non esiste software che possa sostituire la creatività e l’ingegno di una persona nel trovare soluzioni immediate ed efficaci a problemi estemporanei – conclude Gorrara – La tecnologia aiuta la pianificazione delle attività dell’ufficio traffico, agevola la fase di analisi e rende automatici alcuni processi, ma il settore della logistica è soggetto a imprevisti quotidiani da governare con immediatezza e richieste improvvise da gestire con flessibilità. Il ruolo delle persone rimane centrale e insostituibile”.
